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5 outils pour mieux gérer ton temps

Le temps, c'est de l'argent. (Inmagine)Vous êtes en train de perdre le dessus sur vos priorités? Vous n'y arrivez plus? Pour vous y retrouver, voici un petit tour d'horizon des meilleurs conseils en gestion de temps. Ils sont tirés de trois méthodes populaires.

La méthode du consultant en productivité David Allen, appelée Getting Things Done (GTD), qui pourrait se traduire par «faire avancer les choses», consiste à bien identifier ses priorités. Celle de Leo Babauta, Zen To Done (ZTD), est pour beaucoup une version simplifiée de GTD. Inbox Zero, pour sa part, va plutôt sevrer les accrocs aux courriels.

1. Notez tout
Notre cerveau n'est pas programmé pour recevoir toutes les informations qui s'accumulent minute après minute. Coucher sur papier tout ce qui vous passe par la tête va donc la vider, faisant ainsi de la place pour recevoir de nouvelles pensées.

Vos idées, tâches et projets doivent donc être notés sur un carnet que vous transporterez toujours avec vous. Classez-les autant que possible en les rangeant sous forme de listes, et en les détaillant autant que possible.

Ce premier pas vous fera sans doute réaliser l'ampleur de certaines actions, ou au contraire de la facilité déconcertante que vous aurez à les rayer de votre carnet. Le plus important? Fini les oublis! Un coup d'oeil dans une de vos listes et le tour est joué!

2. Identifiez vos priorités

Chaque matin, définissez quelles sont les trois tâches les plus importantes de votre journée et établissez leur priorité. Elles deviendront votre unique but. Exécutez-les au plus vite, de préférence en début de journée si votre emploi du temps s'y prête.

Vous aurez ainsi l'esprit tranquille le reste de la journée et accomplirez plus efficacement les tâches secondaires avec lesquelles vous ferez le même exercice une fois les tâches prioritaires accomplies. Cela fonctionne aussi pour vos besognes hebdomadaires et mensuelles.

3. Agissez
Quand vous vous attelez à la tâche, concentrez-vous sur celle-ci et ne vous laissez pas distraire. Votre priorité prime totalement sur tout le reste, à moins d'une urgence. Dans le cas contraire, notez dans votre carnet la nouvelle activité à accomplir.

Suivre plusieurs dossiers en même temps multiplie les risques d'erreurs et augmente le niveau de stress. Changer d'outils et de projets demande toute une gymnastique mentale qui fatigue le cerveau inutilement.

Le temps passe, agissez!. (Inmagine)4. Traitez efficacement
Consultez vos boîtes électroniques et vocales avec parcimonie. Établissez des plages horaires que vous consacrerez à la relève des messages et tenez-vous-en. Comme expliqué précédemment, l'esprit se remet difficilement des changements d'outils incessants.

Prenez ensuite quelques secondes pour décider comment traiter chaque missive. On supprime si cette information est inutile, on transfère quand elle ne nous est pas destinée, on délègue si c'est possible, on classe si c'est pertinent mais que cela ne nécessite pas de réponse, on l'ajoute à la liste si une tâche est à accomplir et finalement on traite si, et seulement si, l'action prend moins de deux minutes.

5. Rangez
«Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place» vous a-t-on certainement martelé depuis l'enfance. Classez immédiatement chaque document ou objet pour éviter de les jeter dans un éternel amas nommé Divers. Ne vous perdez pas dans trop de piles différentes, le risque étant de perdre du temps à sous-catégoriser.

Si votre environnement est envahi de parasites, il ne sera pas propice au travail et ces précieux conseils n'auront alors servi à rien!

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